Nadie puede negar que el aprovisionamiento ha sido una de las funciones empresariales que más ha cambiado en las últimas décadas. Lejos quedan aquellos días en los que los compradores trabajaban con opciones limitadas en cuanto a la selección de proveedores, en los que seleccionaban a los proveedores en función de la proximidad geográfica o de relaciones de larga duración, en los que la estrategia de aprovisionamiento se basaba únicamente en el coste. Hoy en día, la situación es muy distinta. Los compradores de las organizaciones de fabricación han pasado de desempeñar un mero papel táctico de apoyo a las operaciones empresariales a desempeñar un papel más estratégico, que se ocupa de mantener bajo control y mitigar los retos de aprovisionamiento que pueden afectar a la eficacia, la rentabilidad y la competitividad general de una empresa. 

Los retos de aprovisionamiento pueden surgir en múltiples etapas del proceso de aprovisionamiento, desde la obtención de materias primas hasta las operaciones de aprovisionamiento y la gestión de las relaciones con los proveedores. Sin duda, no es una tarea fácil. Profundicemos en algunos de los retos de aprovisionamiento a los que las empresas fabricantes suelen enfrentarse hoy en día en las distintas partes del proceso de aprovisionamiento y comprendamos cómo pueden hacerles frente los compradores.

Adquisición de materias primas: Mantener el control de los costes y cómo proteger los márgenes comerciales
No es realmente una sorpresa, uno de los principales objetivos de los compradores estratégicos es mantener los costes bajo control, y eso no es tarea fácil en un contexto global. 

Por un lado, los compradores se enfrentan a la fluctuación de los precios de determinadas materias primas, como metales, plásticos y productos químicos, que pueden fluctuar debido a factores como la demanda del mercado, la inestabilidad geopolítica y la inflación. Una de las soluciones a este reto sería negociar acuerdos de precio fijo con un proveedor seleccionado, a fin de garantizar la continuidad del suministro durante la vigencia del contrato a un precio de mercado vigente. Durante la negociación de este tipo de contratos es importante conocer no sólo el precio de acuerdo que puede ofrecer cada proveedor, sino también la horquilla de “collar price” a largo plazo que propone cada proveedor, que define precios máximos y mínimos para evitar fluctuaciones significativas para ambas partes.

Por otro lado, los compradores estratégicos deben ser muy cautelosos con los costes ocultos antes de tomar sus decisiones de aprovisionamiento. Costes imprevistos como el envío, la manipulación, el seguro, los derechos de aduana o los impuestos pueden sumar, lo que dificulta el control del coste total de la adquisición. Es importante captar todos los costes ocultos con la mayor precisión posible, en algunos casos esta información puede ser proporcionada directamente por los proveedores potenciales, mientras que en otros casos la información puede ser proporcionada por otros departamentos de la organización, como el departamento de logística o el departamento legal. 

La inteligencia de aprovisionamiento y el uso de la tecnología adecuada para captar toda la información necesaria durante el proceso de aprovisionamiento es clave para superar los retos descritos anteriormente.

Adquisiciones en la industria manufacturera: Garantizar la continuidad del suministro
Algo que no ha cambiado a lo largo de los años es que para las empresa fabricantes es fundamental obtener los materiales adecuados, en el momento oportuno y con la calidad adecuada y esto es algo que se ha vuelto más difícil en un contexto global. Las empresas fabricantes deben asegurarse de vigilar lo “incontrolable” para reaccionar con rapidez y minimizar el impacto. Algunos ejemplos de acontecimientos “incontrolables” que pueden afectar a la continuidad del suministro son:

• Disrupciones mundiales: Acontecimientos como catástrofes naturales, tensiones geopolíticas, pandemias o guerras comerciales pueden disruptir las cadenas de suministro. A menudo, las empresas fabricantes tienen dificultades para asegurarse fuentes fiables de materias primas y componentes.
• Cuellos de botella logísticos: Los retrasos en los envíos, la congestión de los puertos y la escasez de capacidad de transporte pueden aumentar los plazos de entrega y los costes.
• Escasez de inventario: La falta de existencias o la escasez de materias primas pueden provocar retrasos en la producción, especialmente si se depende de prácticas de inventario just-in-time (JIT).

Poder reaccionar rápidamente ante estas situaciones es posible gracias a la adopción de herramientas digitales que pueden mejorar la visibilidad de las cadenas de suministro.

Otro aspecto más “controlable” que puede afectar a la continuidad del suministro es la fiabilidad de los proveedores. Las compañías fabricantes pueden tener dificultades para confiar en proveedores que no pueden satisfacer la demanda, lo que puede provocar paradas de producción y una calidad irregular de los productos. En este caso, aplicar estrategias de abastecimiento múltiple para obtener materiales y también tener acceso a datos en tiempo real sobre el rendimiento de los proveedores para encargar los productos a los proveedores más fiables son estrategias que pueden minimizar el riesgo de problemas de suministro.

Gestión de proveedores: Supervisión continua
Como ya se ha mencionado, los equipos de aprovisionamiento de las empresas manufactureras están pasando de un aprovisionamiento operativo reactivo a un aprovisionamiento estratégico proactivo. Esto implica que su responsabilidad ha cambiado significativamente y necesitan asegurarse de que supervisan continuamente su base de proveedores para asegurarse de que los proveedores se alinean con los valores corporativos y cumplen los requisitos de cumplimiento.

La creciente presión de consumidores, gobiernos e inversores en favor de prácticas sostenibles obliga a las empresas fabricantes a tener en cuenta el impacto medioambiental de sus decisiones de compra y a evaluar cuidadosamente a los proveedores en términos de calificación medioambiental. Además, las empresas fabricantes deben asegurarse de que sus proveedores se adhieren a prácticas laborales éticas, evitan el trabajo infantil y respetan los derechos de los trabajadores. Las leyes y normativas en torno a la sostenibilidad y la transparencia de la cadena de suministro son cada vez más estrictas, lo que añade otro nivel de complejidad para las compañías fabricantes. 

En determinados sectores, las empresas fabricantes tienen que adherirse a normativas o certificaciones industriales específicas que pueden añadir complejidad a los procesos de adquisición (por ejemplo, certificaciones ISO, aprobaciones de la FDA, etc.). 

Además, las empresas fabricantes tienen que evaluar la salud financiera de sus proveedores para asegurarse de que siguen siendo solventes y capaces de entregar los bienes según lo prometido.

Supervisar todas estas variables para las empresas fabricantes que tienen una cantidad significativa de proveedores puede ser una tarea engorrosa, especialmente porque los datos pueden estar fragmentados en diferentes sistemas o puede ser muy laborioso recopilar información de los proveedores (es decir, recopilación de certificados). Para superar estos retos, las organizaciones de compras maduras buscan el apoyo de la combinación de soluciones de gestión de riesgos de proveedores y soluciones de gestión de proveedores con el fin de:

• Crear un único repositorio de datos que pueda combinar todos los datos para obtener una visión de 360º de la base de proveedores.
• Automatizar la recopilación de datos con los proveedores (por ejemplo, solicitar automáticamente a los proveedores que actualicen los certificados que caducan. Etc.) 
• Tener visibilidad de la información de los proveedores en tiempo real a la hora de tomar decisiones de abastecimiento. 
• Activar acciones automáticas cuando surjan señales de alarma en relación con un proveedor (por ejemplo, medidas correctivas, inicio de una auditoría, envío de un cuestionario de evaluación, etc.)

Mejores prácticas para afrontar los retos de aprovisionamiento
Las compañías fabricantes se enfrentan a múltiples retos en la actualidad y las organizaciones de aprovisionamiento tienen un papel fundamental para garantizar que los retos de aprovisionamiento no perturben el negocio tanto a nivel financiero como de reputación. Para superar estos retos de aprovisionamiento, las organizaciones de aprovisionamiento pueden adoptar una serie de estrategias:

• Desarrollar inteligencia de aprovisionamiento: Invertir en la creación de los conocimientos adecuados dentro de la organización de aprovisionamiento para que los compradores estratégicos comprendan correctamente qué estrategias de aprovisionamiento pueden aplicarse a las diferentes categorías de materiales y cuáles son los costes ocultos a los que deben prestar atención en cada escenario. 
• Diversificar los proveedores: Reducir la dependencia de proveedores únicos puede ayudar a mitigar el riesgo, especialmente en recursos críticos o escasos.
• Invertir en tecnología: Aprovechar herramientas digitales como software de compras, previsiones basadas en IA y sistemas de gestión de la cadena de suministro puede mejorar la visibilidad y agilizar los procesos de compra.
• Fortalecer las relaciones con los proveedores: Fomentar relaciones transparentes y a largo plazo con los proveedores ayuda a generar confianza y mejorar la colaboración.
• Centrarse en la sostenibilidad: Incorporar prácticas de abastecimiento sostenibles, como trabajar con proveedores eco-conscientes, puede ayudar a las empresas fabricantes a cumplir las expectativas normativas y de los consumidores.

Estas soluciones y mejores prácticas pueden ayudar a mitigar los riesgos y mejorar la eficiencia, lo que en última instancia conducirá a unas prácticas de contratación más resistentes en el futuro.