De mis conversaciones recientes con empresas hay un tema que se está volviendo cada vez más frecuente: La Pérdida de Acciones.

Este problema afecta las operaciones comerciales de una variedad de industrias y tipos de empresas. Desde la industria automotriz con OEM y proveedores Tier 1, hasta empresas de embalaje que abastecen a la industria CPG.

La pérdida de stock tampoco es selectiva en cuanto al tamaño del artículo. Puede incluir cajas que contienen piezas más pequeñas y enormes bobinas de papel que pesan muchas toneladas.

Las causas de la pérdida de existencias
Las fuentes de pérdida de existencias pueden incluir:

• Movimiento incorrecto de la pieza.
• Chatarra con piezas caídas y dañadas
• Inexactitud en el envío desde almacenes y proveedores
• Errores manuales en los procesos.
• Rendimiento de los proveedores
• Previsión inexacta

Los envíos divididos también pueden causar problemas. Incluso si el proveedor ha entregado todas las piezas, es posible que esto no se concilie.

¿Cómo la pérdida de existencias afecta a una empresa?
La pérdida de existencias puede tener consecuencias nefastas para la producción manufacturera y el desempeño comercial de una empresa. Los problemas potenciales incluyen tiradas de producción retrasadas. Si las piezas/materias primas necesarias no están en el lugar correcto para completar el programa de producción planificado, los retrasos son inevitables.
Un claro impacto de esto es en los servicios al cliente y el cumplimiento de los SLA (acuerdo de nivel de servicio). Esto es especialmente importante si existen cláusulas penales en sus contratos.

Luego está la adquisición de materiales/inventario de reemplazo. Dependiendo de las circunstancias, esto puede requerir un transporte acelerado, con los costos adicionales asociados. 

Todo esto aumenta el costo de los bienes vendidos y afecta el margen operativo. Estas son consecuencias graves, especialmente porque muchas de las empresas con las que me encuentro reconocen que parte de esto es evitable.

Pérdida de stock y seguimiento de procesos
Los accidentes ocurren y las cosas se caen y se dañan. Pero ¿qué pasa con los ejemplos evitables, como compras inexactas, procedimientos de envío deficientes y desempeño deficiente de los proveedores?.

Éstas son cuestiones que las empresas pueden y deben abordar.

Muchos ejemplos evitables están relacionados con el proceso. Cuando una empresa diseñaba sus procesos de negocio se daba por sentado que se seguirían. Este diseño habría permitido la posibilidad de unas pocas y raras excepciones.

¿Pero sigue siendo así hoy en día? A medida que pasa el tiempo, más variaciones van apareciendo sigilosamente, pasando desapercibidas. Esto no sucede de la noche a la mañana, unos más aquí, unos más allá. 

Una empresa con la que me reuní estimó que desde el momento en que realizaban el pedido hasta el momento en que llegaban los productos y estaban en el lugar correcto en el momento correcto, su proceso ideal diseñado se cumplía el 80% del tiempo, con alrededor de cinco variaciones. Sin embargo, el uso de Process Intelligence, un enfoque basado en datos, demostró que había más de 140 variaciones de procesos diferentes. Es más, sólo algo más del 50% tomó el “camino feliz” a través del sistema.

Como resultado de la pérdida de existencias, el personal está persiguiendo cosas en lugar de fabricarlas.

Se trata de un uso ineficiente del tiempo y de los recursos. Además, podría dar como resultado pedidos de producción no cumplidos y una experiencia del cliente poco satisfactoria.

Los beneficios de la inteligencia de procesos
La inteligencia de procesos le permite ver claramente cómo funcionan realmente sus procesos todos los días, no cómo supone que funcionan. Pueden producirse variantes de proceso, anomalías y cuellos de botella de todo tipo. Esto se debe a que los procesos son dinámicos.

Una imagen clara de cómo funcionan sus procesos en tiempo real también le permite descubrir oportunidades para mejorar los procesos.

Los ahorros y beneficios potenciales al comprender esto y realizar los cambios necesarios son significativos. Pero ésta no es una tarea de una sola vez. Necesita monitorear continuamente sus procesos.

La minería de procesos es el primer paso para comprender las causas de la pérdida de existencias. Una vez que conozca las causas fundamentales, podrá tratarlas, no los síntomas. La pérdida de existencias es un síntoma de procesos subóptimos. Las causas fundamentales podrían residir en pronósticos inexactos, desempeño deficiente de los proveedores, retrasos en las aduanas y otros problemas de logística global, por nombrar algunos.

Si cree que podría reducir la pérdida de existencias (o encontrar otras áreas para aumentar el valor en sus cadenas de suministro) a través de un enfoque de minería de procesos basado en datos, o si sus procesos están funcionando bien y desea validarlos, comuníquese con QAD Conosur para Chile y Argentina.