Las empresas globales todavía dependen de hojas de cálculo y procesos manuales para gestionar sus operaciones comerciales y de cadena de suministro globales. Desafortunadamente, eso deja a estas empresas vulnerables a violaciones de cumplimiento. Si considera su empresa dentro de este grupo, la falta de control de versiones, errores tipográficos y otros errores involuntarios significan que no se cumplen los procesos críticos y su empresa está expuesta a mayores riesgos.

Luego están los datos en sí. Cualquier organización que utilice datos descentralizados corre el riesgo de redundancia y duplicación de esfuerzos cuando diferentes equipos trabajan con datos diferentes y potencialmente obsoletos, lo que socava la supervisión corporativa. Si los datos son confidenciales y se comparten, como por correo electrónico o USB, los riesgos son aún mayores en caso de una violación de seguridad. Los datos descentralizados y la falta de seguridad de los secretos comerciales pueden generar vulnerabilidad legal.

La globalización, los negocios internacionales y la tendencia hacia los mercados mundiales introducen complejidad en los negocios. Además, las tensiones geopolíticas y las leyes y regulaciones cada vez más complejas hacen que el cumplimiento comercial continuo sea un desafío serio. Dicho esto, no importa cuán difícil pueda ser el cumplimiento, las empresas deben cumplir con las regulaciones comerciales internacionales y diversas leyes.

Veamos cómo las empresas pueden cumplir con las exigencias del cumplimiento del comercio global y evitar errores.

Establecer un programa de cumplimiento comercial global para toda la empresa
Un paso fundamental para garantizar el cumplimiento continuo es establecer un programa de cumplimiento para toda su empresa. ¿Cómo es su negocio y qué se necesita en función del lugar en el que opera su empresa en todo el mundo? A continuación se presentan algunas preguntas a considerar:

• ¿Clasificar correctamente las importaciones para garantizar que el pago de derechos no sea ni más ni menos de lo que debería ser?
• ¿Garantizar el cumplimiento continuo de los acuerdos de libre comercio, incluida la determinación de los TLC?
• ¿Evaluar a los socios comerciales en listas de partes restringidas y otras listas de vigilancia gubernamentales o internacionales?
• ¿Controles de exportación para garantizar que todas las licencias, permisos y documentación aduanera de exportación sean correctos?

Establecer un programa de cumplimiento es necesario por dos razones. En primer lugar, ayuda a mitigar el riesgo de una infracción. En segundo lugar, e igualmente importante, demuestra la debida diligencia. Si una empresa ha tomado medidas razonables para garantizar el cumplimiento, es probable que las autoridades consideren cualquier problema de cumplimiento o paso en falso como “negligencia” en lugar de incumplimiento deliberado.

Su programa de cumplimiento también debe tener en cuenta la profundidad y amplitud de su organización. Si opera en zonas geográficas de alto riesgo, su programa de cumplimiento debe reflejar ese nivel de riesgo. Sin embargo, para las regiones de bajo riesgo, un programa de cumplimiento que sea innecesariamente restrictivo podría significar una pérdida de negocios.

Considere las brechas
Al establecer su programa de cumplimiento, es importante considerar posibles brechas. Un ejemplo es el envío de paquetes y de no producción. El personal de recepción suele encargarse de los envíos de paquetes. Sin embargo, el personal administrativo puede tener menos conocimientos sobre los procedimientos de cumplimiento y las regulaciones aduaneras que el personal del almacén.

Si fabrica o distribuye bienes de doble uso o sustancias controladas, esto es aún más importante. El personal puede enviar por error muestras o materiales confidenciales a partes denegadas o sin la documentación correcta.

Asegúrese de tener la tecnología adecuada
Es poco probable que un programa de cumplimiento sin procesos sistematizados sea lo suficientemente sólido como para proteger a una empresa del error humano. El cumplimiento continuo de las regulaciones comerciales globales es mucho más fácil con la tecnología adecuada. Por ejemplo, los códigos de artículos y materiales se pueden hacer coincidir con los requisitos reglamentarios y la política corporativa. Como resultado, las empresas pueden verificar los requisitos de cumplimiento en cualquier etapa del movimiento de entrada o salida de materiales.

El software de gestión de importaciones y el software de gestión de exportaciones automatizan los procesos de cumplimiento comercial, reducen los procesos manuales y eliminan los errores humanos. Las capacidades incluyen:

• Importar indicadores de admisibilidad
• Evaluación de fiesta denegada
• Cálculos de valor de contenido regional del TLC
• La solicitud de certificados de origen.
• Determinación de licencia
• Gestión de licencias 
• Declaraciones aduaneras y documentación de exportación
• Preparación de declaraciones de importación y exportación. 

La automatización también libera a los gerentes y al personal de cumplimiento comercial para trabajar en tareas de valor agregado. 

Además, las empresas deberían considerar los beneficios de integrar el cumplimiento con el transporte. Una solución sólida de ejecución de transporte creará y mantendrá un registro de auditoría para toda su documentación de envío y cumplimiento. Además, el acceso a la documentación electrónica genera eficiencia y generación de informes más precisos. 

Al evaluar la tecnología que su empresa necesita para garantizar el cumplimiento continuo, confirme que su proveedor pueda proporcionar las siguientes funciones:

• Clasificación inteligente de mercancías
• Realizar comparaciones de abastecimiento para identificar tasas de derechos ventajosas, como la elegibilidad en virtud de un acuerdo de libre comercio.
• Acceso automático a actualizaciones de listas de partidos denegados por el gobierno y otros cambios regulatorios
• Evaluación de socios comerciales, países embargados, partes sancionadas, listas de vigilancia y más
• Determinación y gestión de licencias.
• Comprobaciones de cumplimiento relacionadas con el producto 
• Pistas de auditoría e informes

Un programa de cumplimiento respaldado por tecnología no se trata simplemente de evitar multas y sanciones. Si se hace correctamente, el cumplimiento del comercio internacional es una fuente de ventaja competitiva. Las empresas que incumplen las normas y reglamentos probablemente experimenten retrasos en los tiempos de ciclo, una mayor supervisión por parte de las autoridades aduaneras y clientes descontentos. Ya sea que importe o exporte, asegurarse de que sus productos pasen por la aduana es fundamental para maximizar el rendimiento de la cadena de suministro.